Słowo „event” na dobre już weszło do słownika branżowego i funkcjonuje na co dzień wśród osób zajmujących się organizacją „wydarzeń specjalnych” (bo tak należy rozumieć dosłowne tłumaczenie z języka angielskiego). Tym mianem określa się mniejsze i większe imprezy, pikniki, konferencje, itp. gamę wydarzeń.
Od początku istnienia Agencji Bobart Studio zajmujemy się organizacją imprez i eventów: od konferencji, poprzez imprezy integracyjne, pikniki, do tzw. imprez wizerunkowych dla firm. Śmiem twierdzić, że posiadamy niemałe doświadczenie, ale codzienna praca uczy nas pokory wobec zadań stawianych nam przez naszych klientów.
Ponieważ do każdego zadania należy podejść indywidualnie, nigdy nie korzystamy z szablonów. Jednakże na przestrzeni lat działalności wypracowaliśmy sobie listę elementów, które powinny zostać właściwie przygotowane, aby event był udany, a klient zachwycony.
Listę otwiera wybór miejsca eventu. Jest to jedno z najważniejszych zadań; miejsce musi być dopasowane do potrzeb imprezy pod względem powierzchni, logistyki, tematu i klimatu imprezy. Dobór odpowiedniego miejsca stanowi punkt wyjścia do dalszej pracy: przygotowania scenariusza imprezy, zaprojektowania scenografii, zaplanowania oświetlenia i doboru multimediów.
Kolejnym ważnym elementem są zaproszenia, które muszą być na tyle atrakcyjne, aby zaintrygowały odbiorców i przyciągnęły ich na naszą imprezę. Oprócz standardowych zaproszeń papierowych (oczywiście eleganckich), warto czasami pokusić się o bardziej wyrafinowaną, i tym samym niezapomnianą, formę. W historii naszej firmy jednym z ciekawszych zaproszeń była skrzyneczka, w której umieszczone zostały różne elementy związane z imprezą. Ta skrzyneczka ważyła około półtora kilograma, co przy 1200 sztukach dało prawie dwie tony zaproszeń! Nasza agencja zajmowała się również ich rozsyłaniem, pamiętam więc ciężki wysiłek logistyczny, ale efekt okazał się spektakularny: frekwencja wyniosła prawie 90 procent, przy czym gośćmi imprezy były osoby spoza organizacji naszego klienta.
Zaproszenie jednak ma ograniczoną formę komunikacji, dlatego warto również zastanowić się nad wykonaniem strony internetowej imprezy, na której, oprócz dodatkowych informacji na temat wydarzenia, możemy również umieścić opcję potwierdzania obecności.
Scenariusz eventu to kolejny niezbędny element. Tematyka często narzucana jest przez klienta, jednak dobór wszelkich form realizacji leży zawsze po stronie Agencji. Dalej, bardzo ważny jest dobór oświetlenia. Stawiamy na kontrasty – tak, aby oświetlenie nie męczyło, a z drugiej strony nie nudziło gości. Oczywiście, oświetlenie musi być dopasowane do całego programu imprezy.
Nagłośnienie – w zależności od potrzeb, od małego konferencyjnego po duże, koncertowe. I ten element musi być dopasowany do całości programu. [Nagłośnieniu eventu poświęcony jest odrębny artykuł na dalszych stronach – red.]
Program imprezy musi być dobrze przemyślany, a następnie zaplanowany minuta po minucie. Nawet jeśli nie jest naszpikowany atrakcjami, warto zastanowić się, jak sprawić, by goście nie nudzili się ani przez chwilę.
Na koniec wspomnieć trzeba o roli przypadku. Nawet podczas najstaranniej zaplanowanego eventu mogą wydarzyć się rzeczy, które zburzą harmonogram i zagrożą przebiegowi imprezy. Dlatego dobrze jest mieć w zanadrzu ekstra element na wypadek zakłóceń. Pamiętajmy, że pożądanymi cechami u organizatora są elastyczność oraz szybkość podejmowania decyzji dotyczących zmian w programie.
Ważnym elementem we wszelkich działaniach przy organizacji i realizacji eventu jest szczęście (niestety, nie da się go umieścić w grafiku). Aby dopisało, szczęściu można i trzeba pomóc. Jak dotąd, przy naszych realizacjach szczęście nam sprzyja.
Robert Jackiewicz – Bobart Studio