Okres przeznaczony na realizację zadań stażowych jest niezwykle krótki, zważywszy że w odniesieniu do pracowników etatowych czas na ich pełną adaptację i wdrożenie do pracy szacuje się średnio na około pół roku. Dlatego też niebagatelną rolę dla powodzenia stażu odgrywają właściwa konstrukcja jego programu i dobór odpowiedniej osoby na opiekuna stażysty.
Czas trwania stażu studenckiego waha się zazwyczaj w przedziale od trzech miesięcy do roku. W tym czasie oczekuje się, że stażysta:
– zapozna się z ogólnymi zasadami funkcjonowania firmy i jej otoczeniem rynkowym,
– uczestniczyć będzie w pracy tych wydziałów, których działalność zgodna jest z jego zainteresowaniami i zdobywanym wykształceniem,
i wreszcie, że:
– będzie samodzielnie wykonywać niektóre prace.
W opracowanym programie stażu powinny się znaleźć takie zagadnienia, jak wprowadzenie w klimat organizacji, czy przedstawienie zasad jej działalności. Pozwoli to na szybkie wdrożenie studenta i jego identyfikację z celami firmy. Nad przebiegiem stażu powinien czuwać dedykowany studentowi mentor. Musi być to osoba z odpowiednią wiedzą i bogatym doświadczeniem zawodowym w firmie, posiadająca umiejętność dobrej komunikacji i, co najważniejsze, dysponująca odpowiednią ilością czasu na opiekę nad stażystą.
Tu pojawia się jeden z najczęstszych problemów, związany z organizacją staży w firmie. Pracownicy o cechach predysponujących ich do roli mentora zazwyczaj mają mnóstwo obowiązków służbowych i niezwykle trudno jest im oderwać się od swoich zadań, by skupić uwagę na stażyście.
Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że zazwyczaj staże odbywają się okresie letnim, gdy firmy – z powodu urlopów – pracują w mniejszym składzie. Dlatego też, decydując się na przyjęcie stażystów, warto wcześniej ustalić, który z pracowników będzie pełnił rolę opiekuna, a następnie ustalić czas stażu tak, by było możliwe odciążenie przyszłego mentora i wygospodarowanie czasu na koordynację przebiegu stażu.
Sugeruję także wcześniejsze przygotowanie pracownika do roli opiekuna stażysty. Powinien on umieć obserwować zachowanie i pracę młodego człowieka, odpowiednio je korygować, udzielać informacji zwrotnej i motywować do zaangażowania, stopniowo powiększając zakres jego samodzielności, a wszelkie inicjatywy odpowiednio wykorzystywać.
Słyszałam o kilku przypadkach, gdy stażysta, nieodpowiednio prowadzony w czasie stażu i pozbawiony odpowiedniego dozoru, wyrządził szkody w przedsiębiorstwie, ale znam też wiele przypadków, gdy właściwie poprowadzony staż zaowocował ciekawymi rozwiązaniami, starannie wykonanymi analizami, a wreszcie pozyskaniem wartościowego pracownika.
Tak więc właściwe wytypowanie osoby mentora i czasowe wyłączenie go z codziennych obowiązków może przysporzyć firmie znacznie większych korzyści, niż wartość zrealizowanych przez niego stałych zadań służbowych. Proszę zwrócić uwagę choćby na wartość wiedzy studenta, którą przekaże on pracownikom działu, na jego świeże, innowacyjne spojrzenie na procesy w jednostce, czy choćby na oszczędności w procesie rekrutacyjnym.
Ponadto wkomponowując staż w proces rekrutacyjny, czy decydując się na zatrudnienie stażysty, zyskujemy pracownika już wdrożonego w pracę firmy – w takim przypadku proces adaptacyjny będzie znacznie szybszy.
Wreszcie, szczególnie w okresie wakacyjnym, odpowiednio przeszkoleni studenci zastępują etatowych pracowników przebywających na urlopach, co zwalnia firmę np. z konieczności leasingu pracowniczego.
Innym z ważnych elementów decydujących o osiągnięciu celu stażu jest taki wybór działu, w którym odbywać się będzie staż, który będzie odpowiadał wykształceniu i zainteresowaniom studenta. Jest to miejsce, gdzie student będzie miał szanse w praktyce wykorzystać posiadaną wiedzę teoretyczną. To także sposobność na weryfikację jego wyobrażeń o pracy w danym segmencie rynku. Właściwy dobór wydziału, w którym odbywać się będzie staż, niesie też znaczące korzyści dla firmy. Studenci bowiem, bazując na posiadanej wiedzy akademickiej i swoich zainteresowaniach, dostarczają zatrudnionym pracownikom nowych informacji, ciekawych pomysłów, czy innowacyjnych rozwiązań.
Staż studencki to okres, który mocno wbija się w pamięć i jest potem często wspominany. Zaangażowanie opiekuna stażu jest poniekąd elementem wizerunkowym firmy. Gdy mentor w sposób niewystarczający wprowadza studenta do firmy, bądź też ceduje zadania na osoby przypadkowe, wówczas młoda osoba odbywająca praktykę będzie rozczarowana, gdyż nie będą spełnione jej oczekiwania pokładane w odbywanym stażu. Ponadto wyrobi sobie nawyk braku zaangażowania w wykonywane zadania. Negatywna opinia o przedsiębiorstwie będzie zapamiętana i przez lata przekazywana innym.
Podsumujmy zatem rady dla przedsiębiorców decydujących się na przyjęcie osoby na staż. Należy:
- ustalić czas stażu dogodny z perspektywy organizacji pracy przedsiębiorstwa. Warto tu wziąć pod uwagę następujące aspekty organizacyjne: okres urlopowy, absencje pracownicze, wzmożoną realizację zamówień, czy tzw. „gorący czas” w przedsiębiorstwie,
- zapoznać się z CV stażysty i z programem stażu opracowanym przez uczelnie,
- wyznaczyć spośród pracowników mentora stażysty. Powinna być to osoba z bogatym doświadczeniem i wiedzą zawodową, posiadająca dobre kompetencje dydaktyczne, poczucie odpowiedzialności i bardzo dobrą umiejętność komunikacji,
- tak przeorganizować obowiązki służbowe mentora w czasie trwania stażu, by mógł dysponować czasem na sprawowanie opieki nad studentem,
- zapoznać mentora z oczekiwaniami pracodawcy względem stażu – czy ma to być proces rekrutacyjny, zastępstwo pracownika, odciążenie działu w pewnych pracach, nawiązanie współpracy z uczelnią, promocja firmy w środowisku akademickim, „odświeżenie” wiedzy pracowników, itp.
- opracować szczegółowy program stażu, który będzie materiałem pomocniczym dla pracy mentora i będzie uwzględniać oczekiwania uczelni, stażysty i pracodawcy.
Joanna Michalska
Ekspert ds. zarządzania wiedzą w jednym z największych komercyjnych banków w Polsce. Założyciel i menedżer Klubu HR sektora finansowego.